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INSIGHT CASE STUDY Ziel dieses Projektes war es, die fehlende Transparenz im Bereich der Softwarelizen- zierung zu schaffen und sicherzustellen, dass das Unternehmen Karl Mayer richtig lizenziert ist. Dies war im Rahmen des Projektes so zu dokumentieren, dass die Projektergebnisse auch von Microsoft anerkannt werden. Hinsichtlich der Microsoft-Lizenzierung sollte eine gesicherte Entscheidungsgrundlage für die künftige Lizenzierungsstrategie geschaffen werden. Darüber hinaus stellten die Ergebnisse eines solchen Projektes auch eine solide Grundlage dar für die Einführung eines herstellerübergreifenden Lizenzmanagements. Projektteam Das Projektmanagement lag bei einem Team aus Mitarbeitern von Insight und Karl Mayer. Alle PC-Benutzer im Unternehmen wurden unter Berücksichtigung der betriebsrechtlichen Aspekte frühzeitig informiert, um Ängste oder gar Widerstände von vorne herein zu vermeiden. Die Projektteam-Mitglieder von Karl Mayer erhielten eine projektbegleitende Schulung durch das Seminar „Microsoft License Professional". So ist eine ordnungsgemäße Fortführung der implementierten Prozesse auch über das Projektende hinaus sichergestellt. Vorgehensweise Im ersten Schritt mussten die tatsächlich im Unternehmen installierten, lauffähigen Produkte erfasst und einwandfrei identifiziert werden. Die Qualität der Daten steht hierbei an erster Stelle. Überhaupt möglich ist die Erstellung einer verwendbaren Datenbasis mit den dazugehörigen Details, wie Softwareprodukt, Version, Sprache, Installationsort, PC-Asset etc., nur durch automatisierte Softwareunterstützung. Mit Hilfe des spezialisierten Inventarisierungstools von Insight wurde innerhalb kurzer Zeit eine komplette Bestandsaufnahme der Applikationen auf allen PCs im Unternehmen erstellt. Die technische Lösung wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern der IT-Abteilung realisiert. Nach kurzer Einarbeitungsphase war die IT-Abteilung in der Lage, den Ablauf des Scannings selbständig zu überwachen. Der zweite Schritt des Projektes enthielt die Auflistung aller im Unternehmen befindlichen Lizenznachweise. Auch hier ist aufgrund der Lizenzbestimmungen des Herstellers Microsoft erhebliches Qualifizierungs-Know-how erforderlich. Im dritten Schritt wurden die vorhandenen Lizenzen zunächst konsolidiert, um die tatsächlich nutzbaren Lizenzen zu erhalten. Dann erfolgte der Abgleich dieses Lizenzbestands unter Einbezug einer Vielzahl äußerst komplexer Lizenzierungsregeln. Um diesen besonders wichtigen Schritt reproduzierbar und mit höchster Qualität abzubilden, setzt Insight das selbst entwickelte, automatisierte Verfahren Powerline ein. Dabei werden für den Kunden automatisch alle lizenzrechtlich möglichen Zusatznutzen – wie z. B. Zweitkopierecht, Konzernausgleich etc. – hinzugezogen. So konnte Insight auch für Karl Mayer die bestmögliche Lizenzierung ermitteln. Projektergebnis Dank optimaler Koordination aller Ressourcen konnte das Projekt termingerecht abgeschlossen werden. Die Erwartungen aller Projektverantwortlichen wurden voll erfüllt. Das License Management Program erzielte die gewünschten Ergebnisse: Die in ausreichender Anzahl erworbenen Software Assurance Rechte für die » Produktsuite Office konnten den nachweisbar vorhandenen alten Office Lizenzen zugeordnet und dokumentiert werden. Das gesamte Unternehmen ist ordnungsgemäß lizenziert und kann dies auch » dokumentieren. Zukünftig werden alle Aspekte der Lizenzierung auf Basis der Lizenzbestimmungen » beachtet. Statement „Das License Management Project war für uns hinsichtlich der geforderten Transparenz und des notwendigen Lizenz-Know-hows eine wertvolle Verstärkung unseren ständigen Bemühungen, den nicht immer ohne fachliche Beratung eindeutigen, verständlichen Lizenzbedingungen der jeweiligen Softwarehersteller gerecht zu werden. Vorbereitend auf das von Microsoft angekündigte Audit konnte das LMP ohne Termindruck durchgeführt werden, verbunden mit der Gewissheit, dass die Ergebnisse den Anforderungen des Hersteller- Audits mehr als gerecht werden und durch das hierbei erworbene Lizenzmanagement Know-how, Methoden des Asset Managements und Praxiserfahrungen in der Organisation dauerhaft etabliert bleiben. Dieses Projekt hat uns durch die Vorteile der kundenorientierten Vorgehensweise erhebliche Vorteile erbracht, die wir auch in Zukunft nutzen können. Durch die tatkräftige Mitarbeit aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter und mit der Unterstützung von Insight gelang es uns, dieses Projekt mit dem uns zum Ziel gesetzten guten Ergebnis abzuschließen. Und: Wir haben das geschafft, was viele Unternehmen noch vor sich haben." Michael Kallenberg, IT-Leiter und Projektverantwortlicher des License Management Program bei der Karl Mayer Textilmaschinenfabrik