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INSIGHT CASE STUDY Aufgabenstellung Im Kern ging es also darum, die zahlreichen Teilbereiche des Software- und Lizenzmanagements zu einem einheitlichen Bild zu integrieren, von dem sich Planungssicherheit, Revisionssicherheit und Kostenzuordnung für die Zukunft ableiten lassen. Dazu war es erforderlich, die existierende Basis an installierter Software und gekauften Lizenzen so sauber aufzubereiten, dass sie Anforderungen der internen und externen Revision genügen, und das einmal gewonnene Wissen in bestehenden Systemen so darzustellen, dass es auch in Zukunft jederzeit abrufbar bleibt. Bestehende Prozesse der Beschaffung und Verwaltung von Software wurden einer Prüfung unterzogen und wenn nötig angepasst. Vorgehensweise Im Rahmen der ersten Phase des Projekts, der Erfassung der installierten Software, stellte sich rasch heraus, dass das Bundesministerium der Finanzen hier technisch gut aufgestellt ist. Der flächendeckende Einsatz eines Desktop Management Systems (Microsoft Systems Management Server) zur Verteilung von Software und die stringente Durchsetzung von Behördenstandards, z. B. zur Nutzung von USB-Geräten, zahlen sich sichtbar aus: Die Softwareumgebung ist weitgehend standardisiert. Aus der Fülle der technischen Daten wurden im ersten Projektschritt mit einem Spezialtool zur Software-Inventarisierung die lizenzrechtlich relevanten Informationen gefiltert. Ein Warenkorb von Software, die tatsächlich lizenzpflichtig ist, wurde erstellt und mit den vorhandenen technischen Daten abgeglichen. Zusätzlich wurden Spezialapplikationen (z.B. Oracle Forms) eindeutig identifiziert und ihr Einsatz quantifiziert. Der zweite Projektschritt erfasste alle im Bundesministerium der Finanzen vorhandenen Lizenzen. Im dritten Schritt wurde die gesamte Lizenzhistorie in einem selbst entwickelten, weitgehend automatisierten Prozess unter Einbeziehung komplizierter Lizenz- bestimmungen (Zweitkopierecht, Downgraderecht, Konzernausgleich etc.) zu aktiven Lizenzen aufgerollt. Im letzten Projektschritt wurde deinstallierte Software mit den aktiven Lizenzen verrechnet. Durch die Automatisierung auch dieses letzten Schrittes können von Insight Abweichungsanalysen (positives und negatives Delta) jederzeit revisionssicher wiederholt werden. Ergebnisse Das License Reconciliation Service (LRS) Projekt wurde trotz der komplexen Aufgaben zeitgerecht beendet und erzielte die gewünschten Ergebnisse: Ein revisionssicherer Abgleich von installierter Software und gekauften Lizenzen » wurde erstellt. Mit diesem Abgleich als Basis können in Zukunft gesicherte Kaufentscheidungen getroffen werden und besser mit Herstellern und IT- Dienstleistern verhandelt werden. Das vorhandene Datenmodell von SMS wurde um die Informationen aus dem LRS » Projekt erweitert, insbesondere um einen Warenkorb von lizenzrechtlich relevanter Software und Spezialapplikationen. Das Bundesministerium der Finanzen hat nunmehr jederzeit die Möglichkeit, über mehrere Webreports Summenauswertungen dieser Produktgruppen zu fahren. Nutzen Das Bundesministerium der Finanzen » kauft wie auch andere Ministerien seine Software unter anderem zentral über vom Bundesministerium des Inneren verwaltete Rahmenverträge ein. In der Vergangenheit war eine eindeutige Zuordnung von Eigentum an Nutzungsrechten unter den Behörden nicht immer möglich. Auf ein Dokumentenmanagement, das diese Zuordnung ermöglicht, wird in zukünftigen Beschaffungsprozessen besonderer Wert gelegt. Die komplizierte Lizenzhistorie » wurde aufgearbeitet und muss bei Kaufentscheidungen nicht immer wieder neu aufgerollt werden. Es gibt erstmals eine quantifizierte » Basis für die Etablierung von Best Practices im Softwarekauf und in der Verwaltung von Lizenzen.