Germany: Case Studies

INSIGHT CASE STUDY DE.INSIGHT.COM Lizenzmanagement – revisionssicher und zukunftsorientiert Das Bundesministerium der Finanzen hat seine Lizenzen im Griff Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Sitz in Berlin und einem Standort in Bonn ist mit seinen rund 2.300 Mitarbeitern eines der größeren Ministerien der Bundesrepublik Deutschland. Durch den Umzug von Bonn nach Berlin und der daran anschließenden Neustrukturierung des Hauses sowie der zunehmenden Notwendigkeit mit externen IT-Dienstleistern zusammenzuarbeiten, wurde die Erlangung eines gesicherten Lizenzierungsstatus zu einem wichtigen Thema. Ein transparentes Lizenzmanagement hat große Bedeutung für die interne Planung und die Revisionssicherheit gegenüber dem Bundesrechnungshof. Sie ist darüber hinaus als Faktor für die Außenwirksamkeit des Bundesministeriums der Finanzen nicht zu unterschätzen. Mit dem License Reconciliation Projekt ging es dem BMF einerseits um die Erfassung und Gegenüberstellung aller Software-Produkte und der gekauften Lizenzen. Darüber hinaus sollte das Wissen darüber, welche Software lizenzpflichtig ist, welche Eigenentwicklungen in Gebrauch sind und welche Dokumente in einem Lizenzmanagement verwaltet und gelagert werden müssen, eine dauerhaft verfügbare Planungsgrundlage des Hauses werden. Das Bundesministerium der Finanzen hat entschieden, dieses Projekt mit Insight durchzuführen, weil es für dieses sensible Thema ausgewiesene Experten mit langjähriger Erfahrung suchte. Neben 20 Jahren Erfahrung und der Markführerschaft im Lizenzgeschäft konnte Insight außerdem die Durchführung in der geforderten Detailgenauigkeit und im vorgegebenen Zeitrahmen garantieren. Insbesondere jedoch ging der Zuschlag an Insight, weil keine neuen Werkzeuge angeschafft und aufwändig installiert werden mussten, sondern vorhandene Systeme für das Projekt und für den Wissenstransfer eingesetzt werden konnten. Diese Flexibilität ist am Markt einzigartig. Ausgangssituation Das Referat Z C 2 im Bundesministerium der Finanzen, hat die IT-Umgebung des Hauses inklusive zahlreicher mobiler Clients zu betreiben und zu verwalten sowie die für die IT vorgesehenen Haushaltsmittel nachgeordneter Behörden zu bewirtschaften. Des Weiteren werden zahlreiche Spezialapplikationen durch verschiedene Mitarbeiter betreut. Als zusätzliche Aufgabe hat das Referat Z C 2 die korrekte Lizenzierung aller installierten Software zu sichern und zwar in einer Qualität, die höchsten Anforderungen der Revisionssicherheit genügen muss. Darüber hinaus sollen die eingesetzten Gelder so effizient wie möglich verwendet werden. Im Bereich Softwarelizenzierung, der einem ständigen Wandel unterworfen ist, stellt diese Aufgabe beträchtliche Anforderungen an die betreffenden Mitarbeiter.

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